Онлайн-касса: что это такое и как ее выбрать | Блог Freedom Pay

Онлайн касса что это, как работает и кому она нужна, разберемся ниже

Онлайн касса – это тоже самое что кассы поколением ранее, только умнее и может сама передавать фискальные данные в момент расчета через интернет. Польза от новых касс выгодна налоговой службе и предпринимателю. Во-первых, меньше бумажной волокиты, что хорошо для двух сторон. Можно будет корректно отследить уплату налогов и не собирать кучу бумаг. Второе, плюс для предпринимателей – можно отследить все продажи и контролировать сотрудников. 

Какие бывают онлайн-кассы и их подтипы

  1. Автономная касса. Это мини-компьютер с цельным корпусом, в котором есть все необходимые детали: клавиатура, экран, процессор, фискальный накопитель и операционные модули. Автономные кассы делятся на два типа: кнопочные кассы и смарт-терминалы;
  • кнопочная онлайн касса. Такой тип кассы можно отнести к простым, у нее имеется однострочный экран, и он отображает только важные данные платежа, например сумму. Функционал ее небольшой, она может проводить только простые кассовые операции без подключения товаро-учетной системы, нет скана штрих кодов.  

** В среднем занимает много времени на настройку. Для начала работы нужно подключить к компьютеру, вручную ввести товары в номенклатуру и назначить для каждого товара свой код, далее при продаже вручную вводить код в кассовом аппарате.  Она отличается простым дизайном и не высокой ценой. Больше подходит для выездной торговли и небольших точек продаж, где нет большого списка товаров. 


  • смарт терминалы. Устройства больше напоминают смартфоны или планшеты, только с дополнениями в виде фискального накопителя, чекового принтера и дополнительные программные модули. Такая касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает итоговую сумму, скидки, сдачу и многое другое. К данной кассе можно подключить товароученую систему, с ее помощью делать отчеты о продажах. А также можно отсканировать кода продуктов, и добавить дополнительное оборудование. 

** Подходит для курьерских служб, небольших точек продаж и общетипа.  


2.Модульная касса. Это комплект, в который входит несколько отдельных элементов. Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор. Для того чтобы регистратор работал с онлайн кассой нужен обычной компьютер, на который будет установлена программа. Компьютер и регистратор нужно подключить к друг другу.  


В чем их разница?

Модульный обладает большей производительностью за счёт собственного процессора у регистратора. Дополнительная фишка, это отрезание чека устройством, что экономит время работника. Кассы стационарны, и не у всех моделей имеется аккумулятор.  

Часто можно их встретить в больших магазинах с полной комплектацией, в которую входит специальная кассовая клавиатура, монитор, фискальный регистратор, денежный ящик, сканер маркировок.


Выбрать кассу правильно нужно исходить из нужд бизнеса, оборотов и как будет осуществляться оплата, будет ли она офлайн или онлайн оплатой. Если же в номенклатуре товаров или услуг не много, то нет смысла брать модульный вариант кассы, будет достаточно кнопочной онлайн кассы или смарт терминала. Также, нужно иметь в виду будет ли осуществляться доставка или терминал надо донести до плательщика, тогда стоит задуматься о варианте на аккумуляторе.  


Для обслуживания онлайн кассы необходим специалист, который настроит ее и в случае сбоя системы сможет оперативно все исправить. При большом обороте бизнеса и планировании использования множества касс, лучше нанять такого в штат сотрудников. При более малом объеме и наличии пары или одной кассы, можно рассмотреть варианты как выездного специалиста, который сможет приезжать при возникновении проблемы, или же обратиться к продавцам касс, обычно стоимость услуг они оговаривают сразу. Тут тоже нужно подумать о том сколько касс и какого они качества, сравнить цены сервисных центров и выбрать подходящее. 

Онлайн касса выбрана, теперь нужно подумать над тем, как отправлять отчеты в налоговую службу онлайн. Между пользователем кассы и налоговой службой есть посредник – ОФД.  

Что такое ОФД?

Оператор фискальных данных – это организация с разрешением на работу с обработкой фискальных данных от налоговой службы, с обязательствами передавать данные в ФНС, обеспечивать конфиденциальность и хранение данных в течение 5 лет.

ОФД получает данные через онлайн кассу, формирует их, обрабатывает и передает их в ФНС. Полученные данные отображаются в личном кабинете ОФД. При этом обязанность сдавать отчетность в налоговую у предпринимателя или организации остается. 

Стандартный набор возможностей в личном кабинете стандартный: отправка электронных чеков покупателям, регистрация и снятие с учета кассы в ФНД, мониторинг работы кассиров и касс, выгрузка разнообразных отчетов и аналитик.  

Выбрать оператора ОФД нужно исходить из тез же потребностей бизнеса и цены за услуги. Список аккредитованных компаний можно посмотреть на сайте ФНС. После выбора компании нужно подписать договор и оплатить услуги.